Atur sistem email Anda untuk manajemen waktu yang lebih baik

[ad_1]

Terlalu banyak profesional bisnis membuang waktu berharga terus-menerus memeriksa email mereka. Mengirim email juga bisa memakan waktu lebih lama dari yang diperlukan. Latih organisasi email dan manajemen waktu untuk menghemat waktu saat berurusan dengan email.

Ingatlah bahwa tidak semua email harus dibaca saat masuk. Bagi kebanyakan orang, email kantor dapat diperiksa tiga kali dalam sehari – saat tiba di awal shift, sebelum atau sesudah makan siang, dan sebelum berangkat kerja untuk hari itu. Namun, orang-orang di layanan pelanggan atau fungsi dukungan mungkin perlu memeriksa email mereka setiap jam, seperti di awal setiap jam, bukan setiap menit dalam sehari. Aturan manajemen waktu yang lama adalah menjawab pertanyaan dalam waktu 24 jam, tetapi dengan kemajuan teknologi saat ini, pada akhir hari kerja atau setiap shift kerja, ini mungkin merupakan praktik yang lebih baik.

Jika email tidak dijawab pada hari yang sama saat dibaca, karena membutuhkan waktu lebih lama dari yang bisa diberikan saat ini, gunakan fitur reminder atau petting dari sistem email yang menunjukkan tenggat waktu agar persyaratan balasan tidak terlupakan. Jika email tidak menunjukkan tanggal jatuh tempo, mintalah atau setidaknya beri tahu pengirim kapan harus mengharapkan tanggapan yang dipikirkan dengan matang. Selain itu, mungkin diperlukan waktu sedikit lebih lama di awal saat menulis email, tetapi dapat menghemat waktu dan kebingungan nantinya jika etiket email profesional harus diikuti saat mengirim email bisnis.

Meskipun tidak perlu sering-sering memeriksa email, tidak ada orang yang membiarkan kotak masuknya terlalu penuh. Kotak masuk penuh membutuhkan lebih banyak waktu untuk dihapus di masa mendatang. Jika email membutuhkan tanggapan, jangan membuat orang menunggu terlalu lama untuk mendapatkan jawaban. Jika tidak memerlukan tanggapan, putuskan apakah perlu menyimpan email atau segera mengirimkannya ke Recycle Bin. Selalu bersihkan kotak masuk Anda setiap akhir hari tepat waktu. Juga, jika mengosongkan folder Sampah tidak diatur pada jangka waktu otomatis, kosongkan juga di akhir setiap hari.

Saat menyimpan email untuk referensi di masa mendatang, pastikan untuk membuat folder untuk diamankan. Membuat folder untuk proyek atau tim aktif memudahkan pengambilan dan pengalihan komunikasi penting dengan cepat bila diperlukan. Juga mudah untuk menghapus semua email lama dengan cepat saat solusi proyek atau tim selesai dengan menghapus folder. Beberapa alat email memungkinkan email dari orang tertentu dikirim langsung ke folder untuk memeriksa tugas proyek selama waktu tertentu selama hari kerja. Tidak hanya dapat mengatur folder dan mengirim email ke informasi pengirim, email juga dapat disaring ke folder tertentu berdasarkan kata di baris subjek.

Sebagai tip terakhir untuk menghemat waktu, saat mengirim email grup ke grup atau tim tertentu secara teratur, pertimbangkan untuk menggabungkan alamat email mereka di ID grup untuk mempercepat penyelesaian bidang Kepada untuk pesan keluar. Jadi, praktikkan organisasi email yang lebih baik dan manajemen waktu yang lebih baik dalam bekerja dengan email. Jangan menjadi salah satu profesional bisnis yang membuang waktu berharga untuk memeriksa email terlalu banyak.

Catatan: Untuk informasi tentang etiket email, silakan lihat artikel “Mendorong Etiket Email – Yang Harus Dilakukan dan Tidak Dilakukan.” Untuk detail selengkapnya tentang pengidentifikasi grup, lihat artikel “Mengeluarkan email lebih cepat dengan nama grup sebagai alamat.”

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button
Close
Close